Directrices de Redes Sociales para su Organización

Definamos el concepto de redes sociales.

Las redes sociales se conocen comúnmente como comunidades en línea que permiten a las personas compartir contenido de manera rápida, eficiente y en tiempo real. Están diseñadas principalmente para dispositivos móviles (teléfonos inteligentes o tabletas) debido a sus formas digitales de comunicación, ya que permite una mayor interacción con un público más amplio.

El Instituto Global de Auditores Internos, en su publicación  "Tone at the Top" del 2013 indicó que “El uso efectivo de las redes sociales puede mejorar la imagen de una empresa y hacerla más receptiva a los clientes. A la inversa, la publicación descuidada de un empleado puede rebotar en todo el mundo, eliminando años de valor de marca, más rápido de lo que puede decir "uh-oh".

Este artículo cubrirá las directrices clave para mantener una presencia en línea saludable y productiva en las redes sociales, incluyendo tener una política de redes sociales, recomendaciones al publicar en línea y resaltar algunos beneficios y deficiencias de las redes sociales. Además, revisaremos cómo mejorar la comunicación con los clientes. 

Inducción de Empleados. –

Durante la inducción, los nuevos empleados deben conocer las expectativas de la empresa respecto del comportamiento en línea de sus empleados en horas laborales, incluyendo las actividades en las redes sociales. Los nuevos empleados deben estar familiarizados con la política de redes sociales de la empresa. 

Políticas de redes sociales. –

La política de redes sociales debe ser un documento actualizado que establezca expectativas para lo que se considera un comportamiento en línea apropiado. Este documento debe actualizarse de manera continua de acuerdo con los cambios en el mercado, la introducción de leyes y regulaciones relacionadas y/o incidentes/casos de la industria que podrían identificar debilidades de controles no contempladas anteriormente. La política debe incluir la educación de los empleados, pautas de publicación e instrucciones sobre cómo proceder si surgen desafíos. Sea lo más específico posible al darles a los empleados, detalles e instrucciones sobre cómo participar en actividades relacionadas con las redes sociales. Considere la posibilidad de detallar la restricción para compartir cualquier secreto comercial o información de contacto de clientes, al mismo tiempo que autorice el compartir de otras informaciones, tales como títulos empleados y el número de teléfono de la oficina, etc. 

Contenido inapropiado. –

Todos los empleados deben de evitar publicar contenido inapropiado que pudiera cuestionar el comportamiento en línea de la empresa. Estos materiales podrían incluir, entre otros;

• Material discriminatorio

• Fotos al desnudos o sensuales

• Publicar con lenguaje crudo o gráfico

• Información religiosa o política

Pautas de Seguridad. –

Es importante establecer pautas de seguridad para asegurar y proteger los activos de la compañía. Considerar; 

• Monitorear la presencia en línea de su organización

• Explicar las consecuencias de compartir información sensitiva

Beneficios de las redes sociales. –

Las redes sociales permiten que los empleados mantengan contacto con los clientes y que los clientes puedan publicar comentarios para que la empresa los revise. 

Algunos de los beneficios clave para estar activo en las redes sociales incluyen; 

• Construye la lealtad del cliente

• Comunicación eficiente y más rápida

• Crea una comunicación bilateral

Desafíos de las redes sociales. –

Los empleados pueden hacer publicaciones inapropiadas que podrían ser ligadas a su empresa, creando una reputación negativa hacia el público. Si no se monitorea o regula de alguna manera, puede causar serias consecuencias. "Recuerde, una vez publicado en línea, vive allí para siempre". Muchos usuarios de redes sociales entienden esto demasiado tarde.

Escucha a tus clientes. –

Sus clientes son una gran fuente de información y lo ayudan a medir el desempeño de su organización. A los clientes les encanta compartir su marca con otras personas. 

A continuación les mencionamos algunos beneficios clave como resultado de escuchar a sus clientes; 

• Los clientes proporcionan comentarios valiosos 

• Los clientes leales mejoran su marca

• La retroalimentación mejora el desarrollo del producto

Recomendaciones al publicar en línea. –

A veces, los empleados olvidan que están en el trabajo u olvidan que están representando sus empresas cuando publican en línea. Se pueden implementar las siguientes expectativas básicas para guiar a los empleados cuando usan las redes sociales en el trabajo. 

1) Siempre mostrar respeto a la audiencia

2) Detente y piensa antes de publicar

3) Nunca desacredite ni hable mal de los competidores

4) Actúa como lo harías en la vida real

5) Nunca publiques cuando estés enojado (a)

En general, las redes sociales pueden ser una gran herramienta para hacer crecer su negocio y mantenerse en contacto con los clientes. Solo asegúrese de tener la disciplina correcta para que sus empleados la utilicen adecuadamente. 

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