Estrategia de gestión del tiempo. Una perspectiva práctica

Updated: Nov 6


La Gestión del Tiempo es probablemente uno de los términos más utilizados en los negocios y en nuestra vida personal. Si bien hay mucha documentación sobre este desafío, todos luchamos por ajustar adecuadamente nuestra "lista de tareas" en nuestros horarios limitados. 


Comencemos con una comprensión básica. 1 = 86,400. Además, 24 = 86,400. Al igual que, 1,440 = 86,400. Lo que intento ilustrar es que el tiempo es un activo fijo. Podemos verlo desde diferentes ángulos; 1 día, 24 horas o 1,440 minutos en un día, pero el resultado final es que solo tenemos 86,400 segundos al día. 


Le invito a considerar mi siguiente fórmula cuando trate de descubrir cómo administrar su tiempo. TM = P (2) + D (2).


Gestión efectiva del tiempo = Planificar + Priorizar + Disciplina + Determinación.


Cuando pensamos en la administración del tiempo, necesitamos planificar lo que administraremos. En este caso, necesitamos planificar las cosas que queremos lograr en un momento dado. Por ejemplo, invierta de 5 a 10 minutos de su día para pensar en todas las cosas que necesita hacer durante ese día. El mejor momento para hacerlo es poco después de despertarse. Para algunas personas, es muy útil escribir su "lista de tareas" y así poder consultarla cuando sea necesario. 


Hoy en día tenemos más tareas, que el tiempo para completarlas. Por lo tanto, debemos centrarnos en las tareas críticas que tenemos entre manos. Para ser efectivos, necesitamos comenzar con la lista de tareas y priorizarlas. Puede utilizar cualquier método que le ayude a separar lo que debemos hacer y lo que prodiamos hacer. Puede considerar el uso de un enfoque "alto-medio-bajo" o "1-2-3" para asignar un valor a cada actividad en la lista de tareas pendientes. Recuerde equilibrar su lista entre actividades largas / complicadas con actividades cortas / fáciles de hacer para asegurarse de tener un equilibrio adecuado. El cronograma debe incluir un tiempo de descanso para sí mísmo. Además, incluya algo de tiempo "libre", donde se desconecte por completo de todas las actividades. Esta programación de tiempo debería tomarle unos 5 a 10 minutos todos los días. Lo que será clave es asegurarse de establecer expectativas realistas. No caigas en la trampa de pensar que puede hacer más de lo que puede manejar.


Una vez que haya redactado su lista de prioridades, tómese unos minutos para elaborar una disciplina sobre cómo va a lograr la lista de tareas. Un calendario de actividades será muy útil para ayudarla a organizar sus tareas pendientes. Asigne tiempos estimados a cada actividad. Considere dar tiempo extra a actividades largas / complejas y menos tiempo a actividades cortas / fáciles de realizar. Evite las distracciones a toda costa y manténgase enfocado.  Esta actividad debería tomarle de 5 a 10 minutos diariamente.


Después que haya creado su lista de tareas pendientes, priorizado sus actividades y creado un cronograma para cumplirlas, deberá tener la determinación  y el control de ejecutar este plan. Su determinación para garantizar que estas tareas se completen, marcará la diferencia entre el éxito y el fracaso. No hay un plan perfecto. Siempre hay posibilidad para la desviación. Sin embargo, su enfoque y terminación pueden ayudarle a cumplir sus objetivos. Si no hay determinación para hacer lo que se necesita, la postergación se hace cargo y es entonces cuando la gestión del tiempo se convierte en una ilusión y no en una realidad posible. Esta actividad debería tomar de 5 a 10 minutos.


Si su plan se ve afectado por imprevistos, asegúrese de que las desviaciones no le impidan alcanzar sus objetivos iniciales. De ser necesario, vuelva a priorizar o actualice su plan. Evite la ilusión de que puede incluir más actividades en su agenda sin comprometer la calidad. Asegúrese de aplicar las lecciones aprendidas la próxima vez que necesite construir su calendario de gestión del tiempo. De esta manera, aprenderá de su pasado y se preparará para su futuro. 


Considere utilizar una motivación para completar tus tareas. Incorpore un sistema de recompensas personales que puede activar tan pronto como culmine su "lista de tareas". El saber que se le compensará al final del viaje le llevará a lograr la meta. 


La gestión eficaz del tiempo es un arte. Se necesitan varios intentos para desarrollar y perfeccionar. Antes de que pueda ser considerado competente, se espera que experimente prueba y error, retroceso y decepciones. Pero una vez que domine el proceso, habrá logrado desarrollar un habilidad clave que mejorá su vida profesional y personal. 


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