Una guía para invertir en soluciones tecnológicas

Updated: Nov 6


Las organizaciones necesitan la combinación adecuada de personas, procesos y tecnología para tener éxito en los negocios. La falta de uno de estos impulsores clave, hará que cumplir con los objetivos del negocio, sea una batalla cuesta arriba. Cuando se trata de seleccionar la mejor solución tecnológica (software) para respaldar su negocio, será muy importante apoyarse de un sólido proceso de selección de software.  Esto le asistirá a transformar un gasto comercial en una inversión. De no seguir un proceso de selección sólido, es posible que termine con gastos comerciales difíciles de justificar, además de desafíos comerciales no resueltos. 


Las siguientes pautas provienen de más de una década de experiencia asistiendo a cientos de organizaciones a seleccionar el software que cumpla con sus objetivos. Estas recomendaciones pueden ayudarle a establecer su proceso interno de selección de software.


Definir necesidades. Será imprescindible detallar qué desafíos comerciales está tratando de resolver. Las mejores prácticas de gestión de proyectos sugieren documentar el reto que necesita una solución. La solución de software debe ser una herramienta para abordar los desafíos empresariales definidos.


Visualizar el futuro. Es importante convertir en un requisito del proceso de selección de software, recibir una demostración de producto para visualizar cómo el software le ayudará a cumplir con los objetivos de su negocio. Esto generalmente se logra a través de una demostración personalizada de producto, no con una presentación generalizada. 


Identificar los tomadores de decisiones. Es muy importante entender quiénes son los patrocinadores del proyecto, asignados para eliminar obstáculos durante el proceso de selección. Mantenlos informados y actualizados. Solicite su asistencia tan pronto como note desviaciones significativas del proyecto que podrían afectar la entrega de un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. 


Priorizar lo Necesario vs Lista de Deseos. Después de hacer un inventario de lo que debe ser abordado por el nuevo software, prepárese para identificar qué requisitos no se pueden sacrificar, independientemente de las limitaciones de tiempo, presupuesto o funcionalidad. Además, identifique qué requisitos se pueden omitir si las expectativas del proyecto deben reducirse. 


Contacte las referencias. Solicite a los proveedores que proporcionen al menos 3 referencias de clientes para ser contactados por su equipo. Sea claro en su solicitud de recibir al menos; 1 referencia dentro su industria, 1 referencia de fuera de su segmento comercial y 1 referencia de una empresa similar a la suya. Asegúrese de contactar a cada referencia con preguntas bien elaboradas. Aproveche estas comunicaciones para entender cómo los clientes actuales perciben el software y el proveedor. 


Establezca metas (hitos). Establezca fechas clave que deberán cumplirse para guiarle a través del proceso. Asigne actividades comerciales clave y propietarios de procesos a cada hito. Asegúrese de que cada hito le acerque a su meta y considere hitos anteriores.  


Planificar la implementación y despliegue . Asegúrese de permitir el tiempo adecuado y el personal internos para pasar por una fase efectiva de implementación y despliegue. Esto incluye la capacitación de administradores y usuarios finales. 


Solicitar una fase piloto. Seleccione un proyecto pequeño que pueda cubrir la mayoría de sus ciclos de negocios y/o actividades clave. Este tipo de proyecto se debe desarrollar a través del software que se seleccionará próximamente. Esta es una fase crítica del proceso de selección que, si se gestiona adecuadamente, puede confirmar sus expectativas. Asigne colaboradores empresariales expertos para ejecutar el piloto, establezca objetivos y plazos como lo haría en un proyecto tradicional. Recuerde, complete este proyecto en el nuevo software. 


Determine su presupuesto de inversión. La mayoría de las organizaciones comienzan con los recursos financieros disponibles e intentan adaptar las necesidades comerciales a un número arbitrario. Ese no es un enfoque efectivo. El software incorrecto no se convertirá en el correcto independientemente de si cuesta $1 o $1,000,000. Se debe construir un presupuesto de inversión adecuado en torno a los objetivos comerciales, el cronograma del proyecto, las prioridades y las soluciones disponibles en el mercado. Si necesita modificar su inversión, también deberá ajustar los objetivos comerciales. 


Definir el éxito. Independientemente de cuán excelentes sean las funciones y los botones de las demostraciones de software, usted debe crear la visión de cómo definirá el éxito al final del proceso de selección de software. Antes de invitar a los proveedores para demostraciones de productos, será prudente predefinir sus parámetros para lograr el éxito. Los terceros no deberían decirle cómo administrar su negocio. Ellos pueden proporcionar orientación y compartir mejores prácticas en forma de servicios de consultoría.


Trabaje con un vendedor moderno. Su vendedor asignado debe trabajar como su socio externo experto durante este proceso de selección de software. Un socio exitoso será un vendedor informado; alguien que se tomó el tiempo de comprender su negocio, su industria, conoce y en cierta medida, utiliza el producto que le presenta. Como mínimo, el socio externo debe poder realizar una demostración de alto nivel del software que le presenta como la mejor solución del mercado. Si esta expectativa no se puede cumplir, entonces, esta es una buena señal de que debe escalar su negociación con un recurso más informado dentro del proveedor. 


Crear un cronograma de negociación de contratos. Si bien esto puede parecer un paso obvio, a menudo se toma por alto, no es propiamente planificado y es la razón de grandes retrasos durante el proceso de selección de software. Los equipos legales de la organización esperan que los propietarios de los procesos completen una evaluación comercial del software propuesto. Sin embargo, los asesores legales deben completar su propia evaluación para salvaguardar los activos de la empresa contra daños y perjuicios, posibles disputas y el cumplimiento con regulaciones internas y externas. Esta fase legal podría llevar días, semanas y/o meses, atrasando su progreso hacia la compra del software seleccionado. Asegúrese de saber qué esperarán los asesores legales de su equipo para que los resultados de su evaluación sean claros, completos y cumplan con sus expectativas. 


Al final de la jornada, asegúrese de que su proceso de selección de software cumpla con los objetivos comerciales inicialmente establecidos. Si no tiene un proceso de selección de software sólido, contrate expertos en la materia que lo guíen a través de esta importante iniciativa de inversión. Podría marcar la diferencia entre malgastar recursos financieros limitados, o invertir en el futuro de su organización. 


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