Lo que la mayoría de los proveedores no revelan sobre la implementación hasta después de la firma del contrato

Muchos equipos de auditoría asumen que el proceso de selección de un sistema de gestión termina con la firma del contrato. Sin embargo, es justo en ese momento cuando comienzan las decisiones críticas. La configuración, la migración de datos, el diseño del flujo de trabajo, la capacitación de los usuarios y la gestión del cambio ocurren después de la firma, y a menudo dependen de elecciones que no se discutieron a fondo durante las negociaciones de venta.

El fallo más común que he observado en las implementaciones no tiene nada que ver con la tecnología. Ocurre cuando una organización configura el sistema antes de haberse puesto de acuerdo con la metodología. Se instala el sistema, se configura para reflejar la práctica actual y, en ese proceso, cada eficiencia, cada "parche" y cada proceso comprometido en el flujo de trabajo actual queda codificado a gran escala en la nueva plataforma. Corregir un proceso roto en una hoja de cálculo es un inconveniente; corregirlo cuando ya está integrado en un sistema del que depende todo tu equipo es costoso.

“La implementación no es un proyecto tecnológico con un componente de gestión del cambio. Es un proyecto de gestión del cambio con un componente tecnológico. Tratarlo al revés es donde la mayoría de los despliegues fracasan”.

La segunda trampa de la implementación es el reto del "líder interno". Las implementaciones dirigidas solo por el proveedor, sin un responsable interno dedicado y empoderado, tienden a producir sistemas configurados para cumplir con una lista de verificación, en lugar de apoyar cómo trabaja realmente el equipo de auditoría. El proveedor hace su trabajo. El sistema se pone en marcha. Y la persona que entendía los matices del flujo de trabajo del equipo dejó el proyecto a los tres meses de un compromiso de doce.

El soporte después del lanzamiento es otra área donde las expectativas suelen chocar con la realidad. El nivel de atención durante la implementación rara vez continúa después del estreno. Pregunte directamente a los proveedores:

• ¿Quién gestionará mi cuenta después del lanzamiento?

• ¿Qué pasa si tengo un problema de configuración seis meses después?

• ¿Cuál es el costo del soporte continuo? ¿Está incluido en el contrato?

Las organizaciones que implementan sistemas de gestión de auditoría con éxito suelen hacer tres cosas: documentan la metodología antes de configurar nada, designan a un responsable interno con la autoridad y el tiempo para tomar decisiones, y planifican una capacitación continua en lugar de tratar el lanzamiento como el fin del camino.

Algo para reflexionar:

Si está planeando la implementación de tecnología de auditoría —o intentando recuperarse de una que no funcionó— la conversación sobre la metodología debe ir antes que la conversación sobre la configuración. Ese orden importa más que casi cualquier decisión técnica.